Le/la Représentant(e) de l’expérience client – Commandes spéciales (CEC – Commandes spéciales) est responsable de la satisfaction des clients et de la réalisation des engagements pris par l’entreprise. En étroite collaboration avec les équipes de ventes, l’équipe des commandes spéciales et les fournisseurs externes, la personne titulaire de ce poste assure la prise de commandes, le traitement, le suivi et la livraison efficace des ventes.

Le/la CEC – Commandes spéciales est le principal point de contact pour toutes les transactions liées aux commandes spéciales, incluant les soumissions récurrentes. Il/elle communique directement avec les clients, les représentants des ventes et les fournisseurs pour garantir une expérience fluide et professionnelle.

Responsabilités principales :

• Collaborer avec une ou plusieurs équipes de représentants des ventes pour gérer les comptes clés : soumissions récurrentes, saisie et traitement de commandes, suivi, livraison et résolution des factures.
• Assurer une satisfaction complète des clients avec leur expérience chez Staples.
• Communiquer directement avec les clients pour transmettre soumissions, confirmations de commande, épreuves visuelles, détails de suivi, et répondre aux questions liées aux commandes en cours ou clôturées.
• Entretenir des échanges directs avec les fournisseurs : confirmations de produit, génération de bons de commande (BC), suivi des épreuves et des statuts de commande, validation des prix nets et des dates de livraison.
• Travailler en étroite collaboration avec le/la Chef d’équipe – Commandes spéciales et le service de comptabilité afin d’assurer une facturation rapide et exacte des commandes ouvertes.
• Agir à titre d’intermédiaire entre les clients et Staples pour toute préoccupation liée à la facturation ou au service.
• Collaborer à la facturation via les systèmes internes ou les plateformes de facturation électronique client (avec soutien ponctuel du gestionnaire).
• Escalader toute soumission client de plus de 10 000 $ au/à la Gestionnaire – Commandes spéciales et au/à la Directeur(trice) régional(e) des ventes.
• Escalader toute soumission client de plus de 50 000 $ au/à la Gestionnaire – Commandes spéciales, au/à la Directeur(trice) régional(e) des ventes et au/à la Directeur(trice) national(e) des ventes.
• Maintenir et optimiser les marges dans les limites établies par le client et l’entreprise.
• Favoriser l’utilisation des fournisseurs privilégiés afin d’augmenter la rentabilité.
• Réduire les coûts de transport tout en optimisant les revenus associés.
• Proposer des solutions créatives surpassant les attentes des clients.
• Participer aux réunions d’équipe et aux sessions de formation afin de développer ses compétences en service à la clientèle, systèmes de commandes (Linc), et génération de BC.
• Représenter l’entreprise lors d’événements clients, kiosques, salons commerciaux ou projets spéciaux dans le territoire assigné, au besoin.
• Collaborer efficacement avec le/la Chef d’équipe – Commandes spéciales, les représentants des ventes, les membres des programmes et autres intervenants internes.
• Offrir un soutien temporaire aux collègues du service lors d’absences.
• Réagir rapidement aux demandes, problèmes ou plaintes des clients.
• Documenter l’ensemble des activités liées aux commandes dans les systèmes désignés.
• Contribuer activement aux initiatives de l’équipe par le partage des meilleures pratiques.
• Travailler au sein du système Linc, exécuter les tâches quotidiennes et assurer le suivi.
• S’assurer que les fournisseurs reçoivent les BC, fichiers graphiques et instructions de commande; confirmer la faisabilité des dates de livraison.
• Obtenir les numéros de suivi des fournisseurs et mettre à jour Linc avec les données reçues (dates d’expédition, prix, suivi).
• Informer le/la Chef d’équipe de toute problématique fournisseur.
• Gérer les ajustements ou modifications de commande directement avec les fournisseurs.
• Comparer les factures fournisseurs aux bons de commande et signaler toute divergence.
• Collaborer avec le service de comptabilité et le/la Chef d’équipe pour assurer la facturation conforme des commandes ouvertes.
• Effectuer d’autres tâches administratives au besoin.

Principaux interlocuteurs :

• Clients
• Représentants des ventes sur le terrain et gestionnaires de comptes stratégiques
• Fournisseurs
• Départements internes de l’entreprise

Ce que vous apportez à l’équipe :

• Excellentes aptitudes en service à la clientèle
• Maîtrise du français et de l’anglais (oral et écrit)
• Excellente communication professionnelle écrite et verbale
• Sens aigu de l’organisation et capacité à gérer plusieurs priorités simultanément
• Grande attention aux détails
• Capacité d’apprentissage des systèmes internes de traitement des commandes
• Maîtrise des logiciels Microsoft (Excel, Outlook, Word, PowerPoint)

Exigences du poste :

• Expérience prouvée en service à la clientèle
• Bilinguisme obligatoire (français et anglais)
• Connaissance des processus internes et des systèmes d’entreprise
• Connaissance de SAGE (atout)
• Flexibilité et adaptabilité dans un environnement dynamique et en constante évolution
• Attitude professionnelle, positive et collaborative, même en situation de stress
• Sens stratégique des affaires et habiletés en mathématiques
• Expérience en marchandisage ou en achats de produits promotionnels (atout)

Chez Staples, « inclusion » est un mot d'action. Il représente ce que nous faisons pour garantir que tous les employés se sentent valorisés et soutenus afin de contribuer à leur plein potentiel. Lorsque nous opérons de manière inclusive, la diversité suit naturellement. C'est pourquoi nous travaillons dur pour favoriser une culture inclusive, car nous recherchons des employés ayant des perspectives uniques et variées et des domaines d'expertise divers. Le résultat est un meilleur environnement de travail et une réflexion innovante qui nous aide à dépasser les attentes de nos clients – grâce à la force des personnes derrière notre marque emblématique.

Staples est un employeur garantissant l'égalité des chances. Tous les candidats qualifiés seront pris en considération pour un emploi sans distinction de race, couleur, religion, âge, sexe, orientation sexuelle, identité de genre, origine nationale, statut de vétéran protégé, handicap ou toute autre base protégée par la loi fédérale, étatique ou locale.